Funktionen

CommSy steht für „Community System“ und ist ein webbasiertes System zur Unterstützung von vernetzter Projektarbeit. CommSy ist Open-Source (GPL) und steht daher zur freien Nutzung zur Verfügung.

Das Herzstück von CommSy bilden die Projekträume zur Unterstützung von Kommunikation und Koordination kleinerer geschlossener Gruppen. Die Projekträume können in einen Gemeinschaftsraum eingebettet werden, der allen Mitgliedern Möglichkeiten zur Präsentation sowie zur Veröffentlichung und Sicherung von Arbeitsergebnissen und Materialien bietet.

Was bietet CommSy?

Für Teilnehmende:

  • Interaktion, Diskussion und wissenschaftlicher Austausch
  • Eigene Arbeiten und Perspektiven verdeutlichen
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen und Ressourcen
  • Materialien publizieren

Für Gemeinschaften:

  • geschützter (virtueller) Projektraum
  • Kommunikations- und Kooperationsunterstützung der ProjektteilnehmerInnen
  • sichtbare Gruppenstruktur
  • Materialien verwalten
  • Terminübersicht
  • aktuelle Nachrichten ansehen

Für Organisationen:

  • Präsentation der Organisation über Inhalte
  • Strukturierung der Inhalte
  • internes und externes Kontaktverzeichnis

Ankündigungen

Jedes Mitglied in einem CommSy-Raum hat die Möglichkeit, mit Ankündigungen auf zukünftige Ereignisse aufmerksam zu machen. Ankündigungen erscheinen für einen festgelegten Zeitraum auf der Einstiegsseite, sofern diese Rubrik auf der Home ausgeklappt ist. In der Rubrik Ankündigungen befinden sich alle Ankündigungen, also auch jene, deren Zeitraum bereits abgelaufen ist und die daher nicht mehr auf der Einstiegsseite des CommSy-Raums zu sehen sind.

Aufgaben

Eine Übersicht zu anstehenden Aufgaben bietet die gleichnamige Rubrik „Aufgaben“. Hier werden Aufgaben mit einem Titel, einem Zeitraum, dem Bearbeitungsstatus und ggf. mit einer zuständigen Person versehen. Zudem ist die Möglichkeit gegeben die verwendete Zeit für die Bearbeitung zu erfassen und die einzelnen Arbeitsschritte zu dokumentieren.

Diskussionen

In einem CommSy-Raum stehen mehrere Personen im Austausch und es kann schnell Diskussionsbedarf entstehen. Daher bietet die Rubrik „Diskussionen“ Platz für jedes Raum-Mitglied selber Diskussionen zu eröffnen oder sich an Diskussionen zu beteiligen. Dabei wird zuerst ein Initialbeitrag erstellt, welcher in der Liste der Diskussionen erscheint und von anderen Raum-Mitgliedern kommentiert werden kann.

In der Liste der Diskussionen befinden sich alle Diskussionen chronologisch nach Aktualität angeordnet. Das bedeutet Diskussionen mit den neuesten Beiträgen stehen oben, während ältere sich weiter unten in der Liste befinden.

Gruppen

Eine bessere Koordinierung in einem CommSy-Projektraum kann durch die Rubrik „Gruppen“ geschaffen werden. Wenn eine Gruppe durch ein Raum-Mitglied angelegt wurde, können dieser Einträge aus anderen Rubriken zugeordnet und gruppenintern Mails versendet werden. Zudem besteht die Möglichkeit einen CommSy-Gruppenraum für die jeweilige Gruppe zu erstellen, in dem auch die Rubriken eines CommSy-Projektraums zur Verfügung stehen.

Materialien

In dieser Rubrik finden Sie eine Übersicht aller Materialien im CommSy-Raum. Beim Erstellen eines Materials können sowohl Dateien hochgeladen als auch neue Texte erstellt werden, die anderen Raummitgliedern zur Verfügung stehen sollen. Jedes Material kann dabei in mehrere Abschnitte unterteilt werden, welche eine bessere Strukturierung bei längeren Texten sowie unterteilten Dokumenten ermöglichen.

Personen

In der Rubrik „Personen“ können die Kontaktdaten der Raum-Mitglieder eingesehen werden, sofern diese nicht durch die jeweiligen Raum-Mitglieder verborgen wurden.

Jedes Raummitglied hat in dieser Rubrik automatisch eine eigene Seite („Eigene Person“) um sich mit Namen, Bild und weiteren Kontaktdaten (Telefon, Adresse, Skype, ICQ) zu präsentieren. Zuerst sind auf dieser Seite nur der Name und die hinterlegte Emailadresse sichtbar, die weitere Gestaltung der persönlichen Seite bleibt jedem Raum-Mitglied selbst überlassen. Wie alle Einträge im CommSy-Raum sind auch die Personenseiten nur innerhalb des jeweiligen Raumes einsehbar.

In dieser Rubrik kann ebenfalls eine Mail an einzelne oder alle Raummitglieder versendet werden.

Termine

CommSy bietet Ihnen die Funktion an, sich einen Terminkalender für einen CommSy-Raum oder Ihren persönlichen Bereich anzulegen.

Der Terminkalender im Projekt- oder Gemeinschaftsraum ist für alle Raummitglieder sichtbar, um relevante Ereignisse oder Veranstaltungen allen Raummitglieder mitzuteilen. Jedoch können auch persönliche Termine angelegt werden, die dann nur für den Verfasser des Termins sichtbar sind. Zudem bietet der Terminkalender im CommSy-Raum die Möglichkeit Veranstaltungen anzulegen und sich die Teilnahme von den Raummitgliedern bestätigen zu lassen.

Damit ein schneller Zugriff auf die in CommSy eingetragenen Termine gewährleistet ist, können die Termine sowohl exportiert als auch abonniert werden. Beim Exportieren wird der Termin aus dem CommSy-Kalender in das lokale Kalender-Programm kopiert, ohne dass Aktualisierungen entsprechend automatisch vorgenommen werden. Beim Abonnieren werden alle Änderungen des Termins aus Ihrem CommSy-Raum stets auch in Ihrem Kalenderprogramm aktualisiert. Das bedeutet wenn sich beispielsweise die Uhrzeit für den entsprechenden Termin ändert, wird die geänderte Uhrzeit auch in Ihrem lokalen Kalenderprogramm übernommen.

Themen

Die Rubrik „Themen“ dient der inhaltlichen Strukturierung des CommSy-Raums. Nachdem ein Thema erstellt wurde, können diesem Einträge aus dem CommSy-Raum zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist neben dem Titel und einer kurzen Beschreibung auf der Detailseite des Themas sichtbar. Es können sich auch Personen zu einem angelegtem Thema zuordnen, um beispielsweise die Zuständigkeit oder die Mitarbeit zu signalisieren.

Achtung die Rubrik „Themen“ kann je nach CommSy-Portal und Art des CommSy-Raums (Gemeinschafts- bzw. Projektraum) auch andere Bezeichnungen (Bsp. „Fächer“, „Gremien“, „Kategorien“) haben.